Reisekosten: Privaten Pkw dienstlich nutzen und abrechnen!
Dienstreise mit Privatfahrzeug: Was bei den Reisekosten zählt
Viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst stellen sich früher oder später die entscheidende Frage: Darf ich bei einer Dienstreise meinen privaten Pkw einsetzen – und wie wirkt sich das auf die Reisekosten aus? Tatsächlich betrifft diese Entscheidung nicht nur den praktischen Ablauf der Fahrt, sondern vor allem auch die finanzielle Seite. Denn selbstverständlich hat die Wahl des Fahrzeugs direkte Auswirkungen auf die Reisekostenerstattung.
Warum der private Pkw bei Reisekosten relevant wird
Zunächst ist es wichtig zu verstehen: Wer statt eines Dienstwagens das eigene Auto nutzt, muss triftige Gründe geltend machen – denn nur dann können Reisekosten korrekt und vollständig abgerechnet werden. Außerdem spielen neben den finanziellen auch versicherungstechnische Fragen eine bedeutende Rolle. Wird der private Pkw offiziell anerkannt, greifen andere Regelungen zu Haftung und Schutz. Deshalb solltest du unbedingt vorab klären: Welche Gründe gelten als „triftig“ – und wie beantrage ich die Nutzung richtig?
Rechtslage im Überblick: BayRKG und weitere Regelungen zu den Reisekosten
Wenn du im öffentlichen Dienst tätig bist – etwa als Lehrer, Verwaltungsangestellter oder Polizeibeamter –, gelten je nach Bundesland unterschiedliche Vorschriften. In Bayern bildet dabei das Bayerische Reisekostengesetz (BayRKG) die Grundlage. In anderen Bundesländern, wie zum Beispiel Sachsen, greifen wiederum landesspezifische Vorschriften, etwa nach den Empfehlungen der GEW. Dennoch gilt überall: Nur bei vorheriger Genehmigung und stichhaltiger Begründung werden Reisekosten bei Privat-Pkw-Nutzung übernommen.
So sicherst du dir deine Erstattung bei der Abrechnung deiner Reisekosten
Damit deine Reisekosten korrekt anerkannt werden, solltest du systematisch vorgehen: Reiche deinen Antrag rechtzeitig ein, dokumentiere deine Beweggründe nachvollziehbar und lege alle nötigen Nachweise bei. Nur so erfüllst du die formalen Anforderungen – und erhältst die dir zustehende Erstattung. Je früher du dich informierst, desto leichter gelingt dir die Planung deiner Dienstreise.
Rechtlicher Rahmen: Reisekosten nach BayRKG korrekt abrechnen
Wie bereits erwähnt gilt in Bayern für alle Dienstreisenden im öffentlichen Dienst – darunter Lehrkräfte, Verwaltungsangestellte, Polizeikräfte oder Feuerwehrbeamte – das Bayerische Reisekostengesetz (BayRKG) und hier insbesondere die Art. 5 und Art. 6 BayRKG. Dieses bildet die zentrale rechtliche Grundlage, wenn es um Reisekosten und den Einsatz privater Fahrzeuge geht.
Demnach ist der Einsatz eines privaten Pkw auf Dienstreisen nicht grundsätzlich ausgeschlossen, aber eben nur unter bestimmten Bedingungen zulässig. Entscheidend ist, dass sogenannte „triftige Gründe“ vorliegen – und zwar bereits vor Antritt der Fahrt oder gut dokumentiert im Nachhinein.
Zudem verlangt das BayRKG, dass diese Gründe im Rahmen der Reisekostenabrechnung detailliert dargelegt und glaubhaft versichert werden. Ohne diese formale Absicherung droht die Ablehnung der Erstattung.
Darüber hinaus regelt die Verwaltungsvorschrift zum BayRKG die konkrete Auslegung: Sie unterscheidet zwischen dienstlichen und persönlichen Gründen, die jeweils anerkannt werden können – sofern sie im Sinne des Dienstherrn oder aufgrund zwingender Umstände nachvollziehbar sind. Damit bietet das BayRKG durchaus Spielräume – aber nur bei sauberer Dokumentation und richtiger Antragstellung.
Triftige Gründe im Sinne des BayRKG sind unter anderem:
Eingeschränkte Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Wenn der Zielort nur schwer oder mit erheblichem Aufwand erreichbar ist, kann das die Nutzung des privaten Pkw rechtfertigen.
Ein Polizeibeamter wird zu einem Einsatz in einem Außenbereich gerufen, der nur mit zweimal täglich fahrenden Regionalbussen erreichbar ist. (VG Regensburg, Urteil vom 29.11.2017, RN 5 K 17.818)
Eine Verwaltungsangestellte muss zu einem Fortbildungsseminar in einem abgelegenen Tagungshotel, das keine Anbindung an den Nahverkehr hat. (VG Düsseldorf, Urteil vom 07.10.2011, 13 K 6622/10)
Zeitersparnis und Vermeidung von Übernachtungskosten
Wenn durch die Pkw-Nutzung eine deutliche Zeitersparnis eintritt oder Übernachtungskosten vermieden werden, kann das ein triftiger Grund sein.
Eine Beamtin kann durch die Fahrt mit dem eigenen Auto rechtzeitig zur Dienststelle zurückkehren, während sie mit dem Zug eine Übernachtung hätte einplanen müssen. (VG Freiburg, Urteil vom 09.01.2012, 3 K 1124/11)
Ein Feuerwehrbeamter spart auf dem Weg zu einer Schulung über drei Stunden im Vergleich zur Bahnverbindung. (VG München, Urteil vom 21.02.2013, M 5 K 12.5091)
Mitnahme von Kollegen und Abrechnugn der Reisekosten
Wird durch die gemeinsame Nutzung des Pkw der öffentliche Haushalt entlastet, ist dies ein anerkennenswerter Grund.
Zwei Polizeibeamte reisen gemeinsam zu einem Gerichtstermin. Eine Anreise mit Bus und Bahn hätte für beide getrennte Fahrkarten bedeutet. (OVG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.03.2002, 2 A 11263/01)
Drei Mitarbeiter eines Landratsamts fahren gemeinsam zu einer Fachtagung. Eine Bahnreise hätte einen erheblichen finanziellen Mehraufwand verursacht. (VG Köln, Urteil vom 27.10.2010, 19 K 5738/09)
Transport von schwerem oder sperrigem Gepäck
Bei notwendig mitzunehmendem Material, das in Bus oder Bahn nicht transportiert werden kann, wird die Pkw-Nutzung oft anerkannt.
Eine Bauingenieurin transportiert Pläne und Vermessungsgeräte zu einer Baustellenbegehung. (VG Saarlouis, Urteil vom 26.04.2007, 1 K 6/07)
Ein Lehrer bringt umfangreiche Materialien und Präsentationstechnik zu einer zentralen Fortbildung. (VG Augsburg, Urteil vom 22.01.2014, Au 3 K 13.1597)
Gesundheitliche Gründe oder Schwerbehinderung
Körperliche Einschränkungen oder gesundheitliche Besonderheiten können die Nutzung des privaten Pkw notwendig machen.
Ein Beamter mit anerkannter Schwerbehinderung (GdB 60) kann Bus und Bahn nur unter erheblicher Belastung nutzen. (VG München, Urteil vom 23.07.2010, M 5 K 10.1334)
Eine Angestellte leidet an einer chronischen Erkrankung und ist auf medizinisches Gerät angewiesen, das sie nur im Pkw transportieren kann. (VG Berlin, Urteil vom 18.12.2013, VG 28 K 251.13)
Dringende dienstliche Gründe zu den Reisekosten
Kurzfristige, nicht planbare Einsätze oder Aufgaben rechtfertigen in vielen Fällen den Einsatz des privaten Fahrzeugs.
Ein Polizeibeamter wird kurzfristig zur Observation angefordert. Öffentliche Verkehrsmittel wären zu langsam und unflexibel gewesen. (VG Koblenz, Urteil vom 11.05.2016, 5 K 101/16.KO)
Eine Feuerwehrkraft muss spontan an einem Ort ohne Bahnanschluss technische Unterstützung leisten. (VG Stuttgart, Urteil vom 15.11.2012, 12 K 1139/12)
Fehlende Verfügbarkeit eines Dienstwagens
Wenn kein Dienstfahrzeug bereitgestellt werden kann und Alternativen wie Bahn oder Bus nicht praktikabel sind, liegt regelmäßig ein triftiger Grund vor.
Eine Sachbearbeiterin soll mehrere Außentermine wahrnehmen, doch der Fuhrpark ist vollständig verplant. (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 17.05.2017, 7 Sa 410/15)
Ein Sozialarbeiter ist für aufsuchende Hilfe in mehreren Ortsteilen verantwortlich – ein Dienstwagen steht nicht zur Verfügung. (VG Lüneburg, Urteil vom 25.02.2015, 2 A 183/14)
Triftige Gründe: Unterschiede in den Bundesländern zu den Reisekosten
Die bisher dargestellten Voraussetzungen basieren schwerpunktmäßig auf dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG) und den dazugehörigen Verwaltungsvorschriften. In Bayern gelten vergleichsweise klare und nachvollziehbare Regelungen. Doch wie sieht es in anderen Bundesländern aus?
Rheinland-Pfalz: Hier ist die Nutzung des privaten Pkw für Dienstreisen ebenfalls nur bei triftigen Gründen möglich. Fehlen diese, wird lediglich eine reduzierte Wegstreckenentschädigung gezahlt. Der volle Kilometersatz wird also nur dann gewährt, wenn die Nutzung nachweislich erforderlich war.
Sachsen: Das Sächsische Reisekostengesetz spricht von dringenden dienstlichen oder in Ausnahmefällen auch zwingenden persönlichen Gründen. Dringende dienstliche Gründe sind beispielsweise gegeben, wenn der Dienstreisende aus dienstlichem Anlass weitere Personen mitnimmt – etwa zu Schulungen oder Einsätzen.
Nordrhein-Westfalen: Auch in NRW sind triftige Gründe Voraussetzung. Die Verwaltungsregelungen führen zusätzlich wirtschaftliche Vorteile für den Dienstherrn als Argument an – z. B. durch die Mitnahme von Kollegen oder die Vermeidung von Hotelübernachtungen. Zusätzlich müssen Beamte auf Verlangen schriftlich versichern, dass diese Gründe vorlagen.
Baden-Württemberg: Im Ländle gelten ähnliche Maßstäbe wie in Bayern. Die Erstattungsfähigkeit hängt wesentlich davon ab, ob dienstliche Erfordernisse oder die Unzumutbarkeit anderer Verkehrsmittel gegeben sind. Bei Genehmigung kann eine höhere Kilometerpauschale gewährt werden.
Hessen: Hier wird die Nutzung des privaten Pkw als Ausnahme definiert, die bei zeitlichen Erfordernissen oder fehlender Verkehrsanbindung zulässig ist. Interessant: In Hessen kann die Genehmigung auch nachträglich erfolgen – etwa wenn unvorhergesehene Gründe vorlagen.
Mecklenburg-Vorpommern: MV legt großen Wert auf wirtschaftliche Vertretbarkeit. Wenn die Nutzung des Pkw insgesamt zu geringeren Kosten führt – etwa durch Vermeidung von Übernachtung oder Bahnfahrkarten – kann sie als triftiger Grund anerkannt werden.
Thüringen, Brandenburg und Berlin: Diese Länder orientieren sich im Wesentlichen an den Maßgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), verlangen aber in Einzelfällen eine Vorgenehmigung durch die Dienststelle. Ohne triftige Gründe ist auch hier nur eine reduzierte Erstattung vorgesehen.
Praktische Hinweise für die Antragstellung der Reisekosten
Auch wenn triftige Gründe vorliegen – ganz ohne Formalitäten geht es nicht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte einige Grundregeln beachten. Gerade in Bayern gibt es klare Vorgaben, die im Zweifel über die volle Kostenerstattung entscheiden.
Vorherige Genehmigung einholen
Bevor es losgeht, sollte geprüft werden, ob der private Pkw wirklich erforderlich ist. Liegt ein triftiger Grund vor, sollte dieser vor Antritt der Dienstreise schriftlich dargelegt werden. Viele Dienststellen verlangen eine Genehmigung durch den Vorgesetzten oder die Personalstelle. Wer diese rechtzeitig einholt, schützt sich vor späteren Kürzungen der Erstattung. In Bayern ist diese vorherige Zustimmung zwar nicht immer verpflichtend, wird aber ausdrücklich empfohlen.
Dokumentation aller Nachweise
Wichtig ist eine vollständige Dokumentation. Wer sich auf Zeitersparnis beruft, sollte Fahrpläne oder Online-Verbindungen als Vergleich beilegen. Bei gesundheitlichen Gründen können ein ärztliches Attest oder ein Behindertenausweis den Unterschied machen. Auch Gepäcknachweise, Teilnahmebestätigungen oder dienstliche Anordnungen sollten nicht fehlen. Eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation erleichtert die Prüfung – und erhöht die Chance auf eine problemlose Erstattung.
Reisekostn genehmigt & geschützt: Vollkasko für private Pkw auf Dienstreisen in Bayern
In Bayern besteht bei genehmigter Nutzung des privaten Fahrzeugs für Dienstreisen ein besonderer Versicherungsschutz – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Grundlage dafür sind die Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz (VV-BayRKG) in Verbindung mit der Regelung zur Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung (DFFV).
Gesetzliche Grundlage:
Laut Nr. 6.1.1 der VV zu Art. 6 Abs. 1 BayRKG wird der Sachschaden am privaten Kraftfahrzeug ersetzt, wenn die Benutzung zuvor schriftlich oder elektronisch genehmigt wurde und triftige Gründe vorliegen. Die Verwaltungsvorschrift formuliert eindeutig, dass nur in diesem Fall der besondere Versicherungsschutz durch den Freistaat Bayern greift.
Vollkaskoschutz (DFFV)
Der Abschluss der Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung (DFFV) zwischen dem Freistaat Bayern und einer privaten Versicherungsgesellschaft gewährt im Schadensfall eine Fahrzeugvollversicherung ohne Selbstbeteiligung. Dieser Versicherungsschutz umfasst sowohl Reparaturkosten bei Unfällen als auch Schäden durch höhere Gewalt – aber nur, wenn der Einsatz des privaten Fahrzeugs dienstlich genehmigt wurde und ein triftiger Grund nachweisbar ist (vgl. VV-BayRKG Nr. 6.1.2).
Rabattverlustversicherung (RVV)
Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit, eine Rabattverlustversicherung abzuschließen. Diese greift dann, wenn ein bei der Dienstreise verursachter Haftpflichtschaden zu einer Rückstufung in der privaten Kfz-Haftpflichtversicherung führt. Auch diese Absicherung ist Teil des besonderen Schutzkonzepts für genehmigte Dienstfahrten mit dem privaten Pkw.
Rechtliche Klarstellung durch die Rechtsprechung
Das Bayerische Verwaltungsgericht München hat in einem Urteil vom 27.04.2016 (Az.: M 12 K 15.1345) klargestellt, dass ohne formelle Genehmigung kein Anspruch auf Ersatz des Fahrzeugschadens aus der DFFV besteht, selbst wenn ein dienstlicher Auftrag vorlag. Die Begründung: Die Genehmigung ist zwingende Voraussetzung – nicht bloß ein Formalakt.
Fuchs-Fazit zur Abrechnung der Reisekosten:
Die Nutzung des privaten Pkw für Dienstreisen kann unter bestimmten Voraussetzungen erstattungsfähig sein. Wichtig ist, dass triftige Gründe vorliegen und diese entsprechend dokumentiert und genehmigt werden. Die Regelungen variieren je nach Bundesland, daher ist es ratsam, sich vorab über die spezifischen Bestimmungen zu informieren.
Es ist wichtig, dass der triftige Grund vor Antritt der Dienstreise dokumentiert und genehmigt wird, um eine vollständige Erstattung der Fahrtkosten zu gewährleisten.
Nur dann besteht auch ein Anspruch auf die Sonderleistungen aus dem Versicherungsschutz des Freistaats – einschließlich der Vollkaskodeckung ohne Selbstbeteiligung.
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